通过工作分解结构分配出来的任务责任,最后落实到具体的物流咨询项目成员的工作中,项目经理需要严格按照分配责任的任务去进行项目的工作任务管理,找到相关责任人,推进工作,规避风险。
7、项目过程控制:反复确认阶段成果并及时修正变更内容
根据项目推进计划,项目经理在项目实施中严格把控每项任务的时间,和完成时的质量,物流咨询项目是一个相对抽象的项目工作,在任务节点中,通常是根据汇报会确定阶段性的任务成果,对于项目经理的任务把控要求高。因此在任务完结时需要有会议纪要明确任务的成果,当任务需要延期,或者是有调整时,需要快速修正任务,并且和团队以及客户方确认修正后的任务内容,及时控制项目风险,否则项目将会因此失控,甚至导致项目失败。
另外,物流咨询项目中有很多需要沟通讨论的部分,每个任务中都会有客户的相关对接人,在方案设计中,需要积极、充分的与客户方的项目经理沟通,有客户方的项目经理协调对接人,将方案设想,以及方案中的设计细节进行详细沟通。如果有异议,可以通过研讨会进行沟通,并且进行方案的修正,直到有大家能达成共识的方案。这些工作内容都需要在项目汇报会前完成,汇报会上只需要进行决策,而不需要讨论细节问题。
8、项目沟通:构建合理的双方项目人员组织和例会机制
物流咨询项目实施过程中,需要建立客户方和乙方共同的项目团队,双方分别确定项目负责人,项目委员会,各个分工职责下的项目成员。确定工作方式,如现场共同办公,或者是独立办公。根据项目需求,制定周例会、双周例会,每次会议纪要需要邮件形式发送到项目组内的所有人员,会议决议需要邮件或者签字确认,做到信息可追溯。
9、明确项目计划:物流咨询相对抽象,需要清晰呈现阶段性成果
物流咨询项目的项目计划中,需要明确项目调研、概念性方案设计、详细方案设计等几个主要部分。其中,项目调研需要明确调研的时间和方式,完整、全面、合理的项目的调研是整个项目成功很重要的环节,因此在项目实施前需要有很明确的项目计划。根据整体的项目计划再在项目实施过程中制定单周详细计划和双周计划。
10、风险识别与控制:技术、变更和延期是物流咨询的主要风险
第一,技术风险。物流咨询项目中类型很多,每种类型客户需求不同,对于每个需求下的技术框架非常重要,当需求理解不够精准的时候可能出现技术框架的偏差,技术框架错误则可能导致项目失败。
技术风险控制方法:一是,充分理解客户的需求,多作沟通,多作确认,反复提出问题确认关键技术点,知道明确了整个技术框架。二是,项目经理自己充分验证技术框架的准确性,多换位思考、跨学科思考,在技术本身避免出现偏差。
第二,变更风险。物流咨询过程中客户方可能随时会提出新的想法,而这些项目可能是随着客户的学习,或者是希望得到更多的成果而提出的项目以外的内容。这些潜在的任务变更都可能导致项目延期或者推进中出现困难。
变更风险的控制方法:一是,需要识别客户提出的想法是不是可以融入到之前的项目计划中,如果从技术上可以融入则容易解决,如果无法融入而需要增加任务,便需要和客户进行充分的沟通,说明这些想法并不是项目中的内容。二是,如果客户坚持要将想法放进行项目中,则可以从技术的角度将这些新的想法放到第二阶段解决,进行分阶段规划。总之,需要多与客户方沟通和引导。
第三,延期风险。项目实施中可能会因为各种原因出现项目延期的风险,比如客户的时间原因导致既定工作无法开展,项目任务的增加,项目实施中追求细节方案而没有按时完成,等等。项目延期同时也将带来项目成本的增加,客户方无法按时进行后续建设工作等一系列的问题。
延期风险的控制方法:一是,通过技术手段将任务进行灵活且合理的调整,应对项目异常和紧急的问题。二是,通过可追溯的信息记录,确保在出现异常问题时,可以利用这些信息去做沟通确认,确保项目可以按既定的方向推进。
项目过程中可能还会出现其他的风险,如客户方的负责人变更,公司战略方向变化,项目团队中成员的离开等等,这些内容不作详细说明。
项目团队管理
11、项目经理:对项目经理具有较高的物流专业和管理能力
第一,物流咨询项目经理的职责。物流咨询项目中,项目经理一是需要具备搭建整个技术性框架的能力,二是需要开展合理的项目任务管理,三是需要和客户方的人员进行项目沟通,四是需要对项目做好成本管理。
第二,物流咨询项目经理的技能。项目经理一是需要具备该项目相关的各个学科的专业技能,二是需要具备良好的沟通能力,三是需要具备良好的抗压能力。
12、项目工作中的冲突:分析冲突原因,采取合理策略消除冲突
这里的冲突主要是描述组织和人员间的冲突。项目工作中发生意见冲突是很常见的现象,在发生冲突时,一是聚焦到工作任务,针对工作任务进行技术性或者管理上的研讨,二是当冲突并不影响到项目推进和产生项目风险时,可以采取妥协的方式,三是如果冲突从技术和沟通上都无法消除,则可以通过项目范围规定或者时间约束进行强行压制。总之,项目工作中的冲突尽量通过充分的沟通和引导去消除。