一个成功的物流咨询项目需要有适合物流咨询的项目管理方法,物流咨询项目与其他的项目有共同点也有区别。在多年的物流咨询项目实施过程中,遇到过多种项目类型,有的是不同的项目需求类型,有的是不同的组织形式,比如有集团型的,具有跨公司组织的特点,也有跨国合资型的,具有不同的文化特点,也有单个公司型的,具有跨部门的特点,等等。每一个物流咨询项目中都需要根据项目情况构建相应的项目管理方式,根据多年物流咨询经验,简要总结物流咨询项目的项目管理方法以供参考。
项目前期
1、项目需求识别:物流咨询项目主要聚焦在管理类和工程类
在项目需求发生时,需要尽快确定是什么样的物流项目需求,之前我们提到过,可以将物流咨询项目分为,物流战略规划、物流网络规划、城市物流配送、仓储规划、生产物流规划、物流创新项目。可以分为两大类:
第一类,物流战略规划和创新物流项目,物流战略规划需要利用行业资源和信息,以战略管理为技术框架基础,为客户提供咨询方案,范围广,需求整理的难度大,耗时长。创新项目需要根据客户的具体物流需求,全新的整理咨询框架,对于项目经理的专业架构能力要求高,需要快速将客户的需求整合为一个咨询技术框架,确定输入、模型与逻辑、输出,完成后用于任务分配以及项目定价。
第二类,传统物流项目,另外四种项目是以物流专业本身的核心知识体系,包括物流管理理论、行业应用性、运筹学方法模型等,这类项目技术架构成熟,只需要根据客户的需求,确定项目背景和预算,制定项目的任务和计划然后继续往后推进。
对于不同需求类型的识别与区分是项目顺利推进的基础,只有准确认识了项目,才能正确的分配项目资源。
2、准备物流咨询项目建议书:通常以物流技术架构为核心再嫁接项目管理
第一,构建物流咨询技术架构。任何一个物流咨询项目都需要一个技术架构,技术架构既是整个项目推进的技术方法,也是项目管理与控制的工具,一个好的技术架构后续可以拆分为项目任务,同时可以成为项目团队对内和对外沟通的基础,确保项目既可以具备完整性,也可以具备灵活性。
第二,项目任务拆分。任务拆分是项目计划与控制的关键,任务的拆分分为两个方面:一个是,根据技术架构中任务所需要的方法进行拆分,比如配送、仓储、布局等,根据不同的技术需求类型分配到不同的人或者用不同的工具完成;另一个是,按照客户的具体需求模块进行拆分,一般来说,客户想完成的,和项目中能完成的会有一定的差别,那么,需要通过任务的拆分,进行分阶段完成,可以计划一部分为当前项目完成,一部分为后期完成。
第三,项目交付物。物流咨询的交付物至关重要,只有通过交付物客户才能知道最后能买到什么东西,交付物可以分为两类,一类是通过项目实施后可以形成的文档,比如主体方案报告(word/ppt)、各个分类报告(word/ppt/excel)、方案视频,有的项目还包含调研音频等,另一类是知识转移,比如培训,课程等,能够让客户的团队提升专业能力,也可以成为交付物。
第四,项目计划。不同的物流咨询项目周期区别比较大,有的项目一个月内可以完成,有的项目需要半年甚至更长的时间,也有的项目会分期完成,那么时间更长,所以项目计划需要从专业的角度给客户进行目标和任务的分类,什么时间内完成什么样的内容,需要清晰的呈现,这样才能说服客户开展项目合作,也为后期的项目实施奠定一个成功项目的基础。
第五,项目团队。物流咨询项目团队对于一个成功的项目至关重要,根据具体的项目制定,项目总监、项目经理、项目成员,人员的选择需要根据对项目的分析和把控,选择合理的人员参与到项目中,并且进行合理的分工。
第六,体现项目经验。在物流咨询项目中任何一个项目客户都希望乙方是有相关的成功项目经验,所以需要给客户呈现与当前项目相关的项目经验或者成功案例。也有的项目是全新型的项目,比如客户本身在某个方面就是全球领先,或者是完全的一种创新模式,那么就需要呈现出具有说服力的方法架构,说明具有完成该需求的成功的方法论。
第七,项目报价。报价是物流咨询项目谈判的关键,通过人工或者项目周期进行报价都是物流咨询项目常用的方式,在客户具有明确预算并且认可乙方的报价方式时,谈判比较容易开展。但是当客户并没有明确预算,对于需求也比较模糊的时候,就需要乙方进行引导,通过梳理客户的需求,构建项目目标,与客户达成共识,然后测算项目周期和成本投入,并且让客户看清完成咨询项目的价值,然后根据客户的分阶段目标进行分阶段报价。
项目实施与控制
3、建立项目目标:尽快确认项目的目标与顶层
物流咨询项目进入了实施阶段,通过对各环节或者人员进行了详细调研后,会构建更加明确的目标,以最终的目标来制定和调整计划。而且一个成功的项目一定需要制定明确的目标,如果目标模糊会导致技术架构、任务拆分与分配等一系列的错误。在目标进行调整时,也需要进行尽快的修正,确保项目方向的准确。
4、确定项目范围:确定项目的限制性条件和项目边界
物流咨询项目实施过程中,会和客户公司中项目相关的各层面的人员沟通,甚至还会和其他相关的供应商沟通,在沟通中会产生出项目内的和项目外的事件,那么确定该项目的范围,梳理清楚哪些事件是项目内,哪些事件是辅助事件或者不属于该项目内,对于项目顺利完成非常关键。一个有经验的物流咨询项目经理,可以很清楚的理清项目的范围并且引导客户在范围内推进项目。
5、创建工作分解结构:用物流规划方法对项目构建系统性架构与任务
工作分解结构是物流咨询的核心,咨询项目中所有活动的开展都围绕WBS开展,而WBS的制作对于项目经理的物流知识体系要求非常高,物流行业本身是一个年轻的行业,有经验的物流咨询项目经理很稀缺,搭建一个物流咨询项目的WBS既需要融合多学科的方法论框架,也需要丰富的物流实践经验,以及项目管理经验。
物流咨询项目WBS的制作需要有一个整体的框架,并且确保这个框架是完整、严谨和专业的。框架制定后需要在团队内部以及和客户方进行沟通,确认这个框架的准确性,并且可以作为一个项目推进的基准。按照这个结构完成后能够达到项目的目标,以及提供项目中的所有交付物。根据项目需求分多层级进行拆分,通常情况底层会拆分到近百个要素,复杂项目的子任务会更多,因此WBS对于物流咨询项目来说是一个非常核心的部分。
6、分配责任:项目任务分配到责任人